Aktiviti Utama
Perkhidmatan Urusetia Kepada Majlis Peperiksaan Universiti (MPU)
Penyediaan Jadual Waktu Peperiksaan Universiti
Pengawasan Peperiksaan
Mengurus Percetakan, Susunan dan Pembungkusan Kertas-kertas Soalan Peperiksaan
Penyemakan Rekod Akademik dan Kemaskini Selepas Mesyuarat Majlis Peperiksaan Universiti
Mengawasi Perlaksanaan Sekim Pemeriksa Luar dan Penilai Akademik
A.   Perkhidmatan Urusetia Kepada Majlis Peperiksaan Universiti (MPU)
         
    i)   Fungsi dan Tugas Unit Peperiksaan
        1)   Menjadi Urusetia kepada MPU iaitu:-
           
  • Mengatur tarikh-tarikh mesyuarat MPU
  • Menyemak dan mengedar fail MPU
  • Membuat pindaan/mengemaskini rekod akademik pelajar selepas MPU
  • Menyedia minit mesyuarat
  •         2)   Membentangkan kes-kes luar biasa yang memerlukan kelulusan MPU.
            3)   Menyedia dan menyemak rekod akademik pelajar Tahun Akhir yang akan berijazah.
            4)   Mengeluarkan keputusan rasmi peperiksaan, surat berijazah dan surat penamatan pengajian pelajar.
                       
        ii)  

    Fungsi dan Tugas MPU

            1)   Menimbang keputusan peperiksaan dan perakuan daripada Majlis Pemeriksa Pusat Pengajian/Pusat dan memperakui kepada Senat penganugerahan ijazah masing-masing.
            2)   Menentukan status akademik setiap pelajar dan menamatkan pengajian pelajar yang tidak memenuhi keperluan akademik Universiti/masalah disiplin.
            3)   Menimbang kes-kes rayuan pelajar yang tidak dapat memenuhi syarat atau mengumpul unit untuk berijazah.
            4)   Memperakui kepada Senat untuk menangani kes-kes luar biasa.
            5)   Mengendalikan sesuatu perkara yang  mungkin dirujukkan oleh Senat dan melaksanakan mana-mana kuasa dan fungsi yang lain sebagaimana yang boleh dan diwakilkan kepadanya oleh Senat atau yang diperuntukkan di bawah peruntukkan mana-mana Statut, Akta atau Peraturan Universiti.
                     

    Ke Atas

                       
    B.  

    Penyediaan Jadual Waktu Peperiksaan Universiti

                       
        i)  

    Tarikh Peperiksaan

            1)   Rujukan muktamad tarikh-tarikh peperiksaan berdasarkan kepada kalendar akademik setiap sidang yang telah diluluskan oleh Senat Universiti.
            2)   Peperiksaan boleh dijalankan setiap hari dalam jangkamasa peperiksaan [3 minggu] kecuali pada tarikh-tarikh yang diistiharkan sebagai cuti umum.
            3)   Peperiksaan bagi setiap kursus hanya boleh dilakukan dalam minggu peperiksaan yang telah ditetapkan sehaja kecuali kes-kes khas yang diluluskan secara pentadbiran oleh Timbalan Naib Canselor [Akademik].
                       
        ii)  

    Jadual Waktu Peperiksaan

              Peperiksaan akan dijalankan pada 2 sidang iaitu:-
              1)   Sidang pagi bermula pada pukul 9.00 pagi
              2)   Sidang petang bermula pada pulu 2.15 petang (hari Jumat - mulai pukul 3.00 petang)
                       
        iii)  

    Syarat-syarat Penetapan Slot/Tarikh Peperiksaan

            1)   Peperiksaan tidak boleh berlangsung pada tarikh-tarikh yang diistiharkan sebagai cuti umum negeri seperti Hari Kebangsaan dan lain-lain.
            2)   Tidak berlaku pertindihan jadual waktu peperiksaan [menduduki 2 kertas pada masa yang sama].
            3)   Peraturan peperiksaan yang tidak membenarkan peperiksaan menduduki peperiksaan 4 kali berturut-turut [4 in a row] tanpa selang masa.  Peraturan peperiksaan hanya membenarkan maksimum 3 kali berturut-turut sahaja.
                     

    Ke Atas

                       
    C)  

    Pengawasan Peperiksaan

                       
        i)  

    Fungsi

            1)   Mengendali dan menjalankan tugas sebagai Ketua Pengawas dan Pengawas semasa peperiksaan berlangsung.
            2)   Membantu calon-calon semasa peperiksaan sekiranya terdapat soalan mengenai ketidakfahaman soalan atau bantuan lain yang diperlukan oleh calon.
            3)   Pengawasan peperiksaan merupakan sebahagian daripada bidang tugas kakitangan akademik sebagaimana yang tercatit dalam surat perlantikan sebagai kakitangan akademik.
            4)   Bertanggungjawab kepada Naib Canselor untuk menguatkuasakan peraturan-peraturan peperiksaan Universiti semasa peperiksaan berlangsung.
                       
        ii)  

    Keperluan Pelantikan Pengawasan Peperiksaan

            1)   Ketua Pengawas
                 

    Dilantik seorang untuk setiap dewan peperiksaan.  Ketua Pengawas yang dilantik dikehendaki memungut kertas-kertas soalan peperiksaan sekurang-kurangnya 45 minit peperiksaan sebelum peperiksaan bermula.  Waktu pengeluaran kertas peperiksaan :-

                   

    Sidang Pagi :- mulai pukul 8.00 pagi
                    Sidang Petang :- mulai 1.15 petang (hari Jumaat - pukul 2.15 petang)
            2)   Pengawas
                  Perlu melaporkan diri kepada Ketua Pengawas sekurang-kurangnya 30 minit sebelum peperiksaan bermula.
                  Bilangan pengawas dalam sesebuah dewan peperiksaan adalah bergantung kepada kapasiti setiap dewan peperiksaan dan bilangan kertas peperiksaan terlibat.
            3)   Pengawas Simpanan
                 

    Perlu memaklumkan kepada Unit Peperiksaan 30 minit sebelum peperiksaan bermula dengan memaklumkan nombor telefon atau sambungan untuk dihubungi.  Hanya dilepaskan daripada tugas setelah 1 jam peperiksaan berlangsung.

             
        iii)  

    Pengagihan Tugas Pengawasan

           

    Pemeriksa kertas akan diberi keutamaan terlibat dengan tugas pengawasan bagi kursusnya.  Walau bagaimanapun Urusetia akan menggunakan budi bicaranya sendiri semasa menjadualkan tugas pengawasan seperti berikut :-

                Pensyarah yang tidak berkaitan dengan kursus yang sedang diperiksa juga boleh dilantik mengawas kursus-kursus yang tidak berkaitan dengannya.
                Sekiranya kursus yang dijadualkan mempunyai ramai calon dan menggunakan lebih daripada satu dewan, staf akademik lain yang tidak terlibat dalam pengajaran kursus tersebut akan ditugaskan menjalankan tugas pengawasan.
                     

    Ke Atas

                       
    D.  

    Mengurus Percetakan, Susunan dan Pembungkusan Kertas-kertas Soalan Peperiksaan

                       
        i)  

    Peranan

           

    Pegawai Unit Peperiksaan bertanggungjawab kepada keseluruhan aktiviti percetakan serta keselamatan kertas soalan dan peperiksaan Universiti.

                       
        ii)   Fungsi
            1)   Untuk menjamin keselamatan dan mengelakkan kebocoran kertas soalan peperiksaan.
            2)   Untuk menjaga kualiti kerja dan standard operasi pengurusan peperiksaan oleh Unit Peperiksaan.
            3)   Arahan cetakan perlu seragam bertujuan untuk memudahkan dan tidak mengelirukan pelajar semasa peperiksaan berlangsung.
            4)   Tujuan semakan adalah untuk mencegah kecacatan kertas soalan peperiksaan seperti hilang mukasurat (missing pages) dan kekaburan cetakan.
                     

    Ke Atas

                       
    E.  

    Penyemakan Rekod Akademik dan Kemaskini Selepas Mesyuarat Majlis Peperiksaan Universiti

                       
        i)  

    Fungsi

            1)   Untuk memastikan hanya pelajar yang layak berijazah sahaja dibenarkan untuk berijazah.
            2)   Untuk mengenalpasti pelajar yang bermasalah dibincangkan semasa mesyuarat dan taraf akademik pelajar yang bersesuaian.
            3)   Untuk menjamin kualiti akademik pelajar Universiti ini.
                       
        ii)  

    Penyemakan

           

    Semakan rekod akademik pelajar dilakukan selepas mendapat cetakan format Majlis Peperiksaan Universiti yang telah lengkap.Semakan tertumpu kepada aspek:-

                Taraf akademik pelajar
                Unit yang telah dikumpulkan untuk setiap jenis dan keseluruhan
                Bilangan semester/sidang yang telah dihabiskan
                Keputusan peperiksan setiap kursus
                Masalah akademik atau disiplin pelajar
                     

    Ke Atas

                       
    F.  

    Mengawasi Pelaksanaan Sekim Pemeriksa Luar dan Penilai Akademik

                       
        i)  

    Pelantikan

            1)   Pemeriksa Luar adalah dilantik oleh Senat setelah diperakukan oleh Majlis Pusat Pengajian/Pusat.
            2)   Pemeriksa Luar untuk program Ijazah Sarjana Muda boleh dilantik untuk sehingga dua Sidang Akademik berturut-turut dan tidak boleh dilantik semula selepas itu.
            3)   Pertimbangan boleh diberi untuk melantik semula Pemeriksa Luar yang sama untuk Sidang Akademik seterusnya dengan syarat Senat telah berpuashati dengan alasan-alasan yang diberikan oleh Majlis Pusat Pengajian/Pusat.
                       
        ii)  

    Bidang Tugas

            1)   Menasihati Pusat Pengajian/Pusat tentang perkara-perkara berkaitan dengan struktur dan isi kandungan rancangan prasiswazah, penyelidikan dan pentadbiran yang berkaitan dengan peperiksaan.  Tumpuan juga perlu diberi kepada program siswazah jika berkaitan.
            2)   Menyemak dan menilai semua draf kertas soalan yang disediakan oleh Pemeriksa Dalam.
            3)   Membuat lawatan ke universiti semasa peperiksaan diselenggarakan untuk mengetahui tugas-tugas yang dikendalikan oleh Pusat Pengajian/Pusat, kemudahan fizikal yang sedia ada dan melibatkan diri dalam kerja-kerja bersangkutan dengan peperiksaan.  Untuk membuat lawatan itu lebih bermakna dan membolehkan Pemeriksa Luar mengetahui secara lebih mendalam lagi mengenai Universiti ini, maka seseorang Pemeriksa Luar yang dilantik bagi selama 2 sidang akademik dikehendaki melawat pada masa sidang pertama pelantikannya.
            4)   Menyemak dan menilai skrip jawapan sepertimana yang diminta oleh Dekan/Pengarah dan memastikan bahawa standard yang ditentukan oleh Pemeriksa Dalam adalah selaras dengan standard yang diamalkan oleh Universiti lain yang bertaraf antarabangsa.
            5)   Menentukan keseragaman penilaian skrip jawapan calon-calon yang mempunyai taraf yang sama oleh Pemeriksa-Pemeriksa Dalam.
            6)   Memeriksa komponen lisan atau viva voce di mana perlu.
            7)   Mengadakan seminar/perjumpaan antara kakitangan akademik/pelajar jika perlu.
            8)   Menyampaikan laporan sulit kepada Naib Canselor  tentang  perkara-perkara  yang  tersebut di atas [perenggan D1 - 7] di dalam tempoh satu bulan selepas tarikh lawatan.
                       
        iii)  

    Keperluan Pemeriksa Luar

           

    Pemeriksa Luar hendaklah dilantik untuk program baru, program lama yang telah mantap dan program profesional mengikut garis panduan berikut :-

            1)   Program Baru
                 

    Pemeriksa Luar dilantik setiap tahun untuk tempoh setiap 5 tahun dari tarikh mula program pengajian tersebut ditawarkan.  Tujuannya untuk memastikan standard akademik sesuatu program baru adalah sama taraf dengan standard di Universiti yang bertaraf antarabangsa dan dijangkakan dalam tempoh 5 sidang akademik itu   rancangan ijazah/bidang pengkhususan yang baru akan menjadi mantap.

            2)   Program Lama yang telah Mantap
                 

    Pemeriksa Luar dilantik sekali di dalam tempoh setiap 3 tahun bagi program lama.  Takrifan program pengajian lama yang telah mantap dimaksudkan sebagai program pengajian yang telah ditawarkan melebihi 5 sidang akademik

            3)   Program Profesional
                 

    Pemeriksa Luar dilantik setiap tahun bagi setiap program pengajian profesional tidak kira sama ada program pengajian itu merupakan program pengajian yang baru atau lama dan telah mantap. Rancangan Pengajian Profesional yang dimaksudkan ialah Rancangan Pengajian Perubatan, Pergigian, Kejuruteraan, Seni Bina, Sains Farmasi dan Perakaunan.  Kesemua rancangan pengajian tersebut mempunyai keperluan profesional yang ditetapkan oleh badan ikhtisas yang tertentu dan dengan yang demikian, Pemeriksa Luar dilantik setiap tahun untuk menilai program-program tersebut.

                   

    Ke Atas


    Bahagian Pengurusan Sumber Manusia & Pentadbiran | Unit Senat | Unit Kemasukan & Pengambilan
    Unit Peperiksaan
    | Unit Pemprosesan Data & Rekod | Unit Perhubungan ALUMNI
    Unit Perkhidmatan, Kemudahan Pusat | Unit Pembangunan Teknologi Maklumat
    Unit Latihan
    | Unit Perundangan | Laman Pendaftar | Laman USM